秘書向け職務経歴書のテンプレート

秘書の職務経歴書テンプレートの使い方

①基本情報を入力

氏名や連絡先を正確に記入します。特に企業や役員対応の職種では、誤字脱字のない整った書式が第一印象を左右します。入力後は必ず再確認しておきましょう。

②スキル・資格を入力

秘書検定やビジネスマナー検定、TOEICスコアなど、実務で役立つ資格を中心に記載します。加えて、「スケジュール管理」「会議資料作成」「来客対応」「英文メール作成」など、実際の業務スキルを具体的に書き出すと評価されやすくなります。

③職歴を入力

これまでの勤務先、担当した上司（役職レベル）、主なサポート業務を明確に記載します。スケジュール調整、出張手配、会議運営などの内容を簡潔にまとめ、対応件数や改善した業務フローなどの成果を添えると説得力が高まります。

④職務要約をAI生成

職務要約は、職歴をもとにAIで生成することができます。こうして生成した文章をもとに、詳しい経歴や自分の働き方の特徴を反映させましょう。「常に先を読んだ行動を意識」「円滑な情報共有に注力」「上司の業務効率化を支援」など、自分のスタイルを具体的に示すと印象的です。

⑤自己PRをAI生成して調整自己

PRはAI生成した後、自分の経験をもとにしたエピソードを加えることで完成度の高い内容になります。「気づき力」「丁寧な報連相」「柔軟な対応力」など、日常の業務で発揮した強みを具体的に書くと伝わりいです。サポート役としての責任感や、チーム全体を支える姿勢を盛り込むと印象がより深まるでしょう。

秘書の職務経歴書作成についてのQ&A

秘書の職務経歴書テンプレートの印刷方法

職務経歴書を作成したあとは、実際に印刷してレイアウトや余白を確認しておくと安心です。

らくらく履歴書では、完成画面から「コンビニ印刷」を選ぶだけで、主要コンビニで出力できます。「ダウンロードボタン」を押し、「コンビニで印刷」を選択、用紙サイズを指定して「送信」を押すと、コピー機用のユーザー番号が発行されます。

この番号をコピー機に入力するだけで、印刷できます。印刷枚数や用紙の種類はコピー機で設定しましょう。印刷後は、紙面で見ると気づく修正点も多いため、最終チェックに役立ちます。

 

秘書の職務経歴書テンプレートの書き方例

秘書としての職務経歴書では、担当業務やサポート対象の範囲を明確に示すことが重要です。「社長秘書としてスケジュール管理、会議準備、来客対応を担当」のように、業務内容を具体的に記載すると経験がわかりやすくなります。

担当した役員の名前や肩書を出す必要はありませんが、どのレベルの意思決定者を支えていたかを示すことで、秘書としての信頼性や業務の重要度を伝えることができます。

さらに、単なる補助業務に留まらず、業務改善や工夫のエピソードも加えると説得力が増します。特に、能動的に貢献した成果を具体的に書くと効果的です。

秘書としての専門性と応用力をアピールしつつ、強調したい実績が目に留まるよう業務内容の密度を調整してみましょう。

秘書の職務経歴書における自己PRのコツ

秘書の自己PRでは「先回りの配慮」と「経営層を支える視点」を中心に、自身の役割意識を具体的に示すことが鍵となります。単に事務処理をこなすだけでなく、上司の行動意図や優先度を把握し、必要な情報・資料を的確に準備できる姿勢を伝えると好印象です。スケジュール調整や来客応対のような日常業務においても、細部まで気を配る姿勢を言語化しましょう。

例えば、突発的な予定変更への柔軟な対応・社内外との調整・信頼関係の構築など、上司の負担を軽減した経験を中心にまとめると効果的です。数字や成果を添えて「どのように支えたか」を示すことで、具体性が増します。

さらに、会議資料や議事録の作成・プレゼン資料のサポート・出張やイベント手配といった実務スキルに加え、英文メール対応やVIP来客対応のような国際的・高度な経験があれば、秘書としての対応力と品位を兼ね備えた人材としてアピールできます。

採用担当者の目に留まるポイント

採用担当者は、秘書に高い機密保持意識と臨機応変な対応力を求めています。機密情報の適切な管理、緊急時の迅速な対応、複数業務の同時処理、ビジネスマナーの徹底、品位ある振る舞いなどを具体的に記載しましょう。

加えて、上司からの信頼獲得、業務効率化の提案、チーム秘書としての連携、後輩秘書の育成、社内での評価などがあれば、秘書としての高いプロフェッショナル意識をアピールできます。