履歴書を郵送する際に、「履歴書在中」を手書きで書いていいか迷う方もいるでしょう。
「履歴書在中」の書き方は、基本的なマナーを守れば手書きでも問題ありません。なぜ記載する必要があるのか、その理由もあわせて理解しておくと、書き方のポイントもおさえられるでしょう。
そこでこの記事では、「履歴書在中」を手書きで書く際のルールや、記載する意味について解説します。「履歴書在中」の書き方が分からない方は、ぜひ最後までご覧ください。
「履歴書在中」は手書きでもOK！
履歴書を送る封筒に記載する「履歴書在中」は、手書きでもスタンプでも問題ありません。適切な配置や色で書かれており、十分に読める文字であれば合否に影響することはないでしょう。
重要なのは、採用担当者が一目で「封筒に履歴書が入っていること」を判断できる状態にすることです。手書きであること自体を不安に感じる必要はなく、ルールを押さえて丁寧に書くことが大切です。
一方、手書きにこだわらずに、もともと印字されている封筒やスタンプを使うのも選択肢になります。どの方法でも差はないので、手間やコストと相談して好きな記載方法を選びましょう。
履歴書在中の表記はどんな意味がある？
- 他の書類に紛れにくくなる
- 採用担当者が管理しやすくなる
- 慣例として使うのが一般化している
他の事務書類に紛れにくくなる
企業には、さまざまな種類の郵便物が日々届いています。そのため、何も記載されていない封筒には履歴書が入っていることが分からず、他の事務書類に紛れてしまう可能性があります。
表面に大きく「履歴書在中」と明示されていれば、届いた時点で採用関連の郵便物として区別されます。これにより、封筒をスムーズに採用担当者へ回せるため、応募書類が確実に届きやすくなります。
このように、封筒に「履歴書在中」と書くことは企業への配慮であると同時に、応募者自身のリスクを減らすことにもつながります。他の郵便物に紛れて見落とされないための工夫として、「履歴書在中」の表記は広く使われています。
採用担当者が管理しやすい
採用担当者は、複数の応募者から届く履歴書や職務経歴書を管理しています。封筒に「履歴書在中」と明記されていれば、中身を取り出さなくても応募書類として分類・保管することができます。
逆にこの表記がないと、中身を確認するまで用途が分からないため、余計な手間をかけさせてしまうでしょう。採用担当者も多忙な中で選考を進めているため、一目で内容がわからない書類は確認が後回しになる可能性もあります。
採用担当者の業務に支障をきたさないための配慮が、「履歴書在中」という一言に集約されているといえるでしょう。
選考での慣例としてビジネスマナー化している
「履歴書在中」の表記は、採用活動の中で慣例として定着し、現在ではビジネスマナーの一つとして認識されています。記載がないからといって不採用になるわけではありませんが、基本的なルールを理解していない印象を与えてしまう可能性は高いです。
特に事務職や営業職など、書類の取り扱いや対外的なやり取りが多い職種では、細かな配慮ができるかどうかも見られがちです。
「履歴書在中」には実務的な理由だけでなく、「ビジネスマナーを知っているか」という点を判別する役割もあります。形式的なマナーまで守れることを示せば、社会人としての常識を備えていることが伝わるでしょう。
履歴書在中を手書きで書くときの4つのルール
赤色のボールペンまたはサインペンで書く
「履歴書在中」は、赤色の油性ボールペンまたはサインペンで書きます。
赤色は他の文字と区別しやすく、封筒を見た瞬間に中身が応募書類であることが採用担当者に伝わります。黒や青で書くと、宛名や住所と同化してしまい、見逃されてしまう可能性があります。
ペンの太さについては、極端に太すぎず細すぎない1.0mm程度のシンプルなものを選び、にじみのないペンを使用しましょう。色付きペンであっても、装飾的なものやラメ入りなどは避けるべきです。
封筒の表面・左下に記載する
引用：ナースステップ
「履歴書在中」を記載する位置は、封筒の表面左下が一般的です。郵便物を仕分けする際や、企業の受付・総務担当者が封筒を手に取ったときに自然と目に入りやすい場所とされています。
逆に中央や右側に書いてしまうと、宛名と干渉したり、全体のバランスが崩れたりしてしまいます。
一方、宛先や宛名を横書きにする場合、「履歴書在中」は右下に横書きしましょう。宛先や宛名に合わせて文字の向きを揃え、封筒の統一感を保つことが大切です。
「履歴書在中」を四角い枠で囲む
「履歴書在中」は、文字だけを書くのではなく、最後に四角い枠で囲むのが原則です。枠で囲むことで文字が強調され、区別されやすくなります。
枠線は定規を使ってまっすぐ引くのが理想ですが、フリーハンドでも丁寧に書けば問題ありません。線が歪んだり、文字にかかったりしないよう、余白を意識して囲むことがポイントです。
直線以外の装飾的な枠線は、ビジネス用途に不向きなため避けましょう。簡潔で実務的な見た目になるようにすることが重要です。
楷書で丁寧に書く
「履歴書在中」の文字は、一目で読めるように、楷書で丁寧に書きましょう。崩した字や癖の強い書き方は、視認性を下げるだけでなく、雑な印象を与える可能性があります。
また、急いで書いたような文字や、かすれ・にじみがある状態も避けるべきです。一目見ただけで履歴書が入っている封筒であることが分かる、読みやすい文字が理想です。
応募書類が届いたとき、宛名とあわせて最初に目に入ることになる文字なので、丁寧な印象を与えられるよう急がずゆっくりと書きましょう。
履歴書在中をきれいに記載する3つの方法
「履歴書在中」を記載するには、手書き以外でも問題ありません。どれを採用しても合否には影響ないので、自分に合う方法で対応しましょう。ここからは、手書き以外の3つの記載方法を紹介していきます。
文字を封筒に印刷する
プリンターを使って封筒に「履歴書在中」と印刷する方法は、均一に記載したい場合に適しています。フォントは明朝体やゴシック体など、ビジネス文書などで一般的に使われるものがベストです。
文字のサイズは大きすぎず小さすぎず、封筒左下に収まるよう調整するのがポイントです。印刷であっても、位置・色・囲み枠の有無といった基本的なルールを守っていれば、マナー上の問題はありません。
ただし、文字ににじみやズレがあると印象を損なう可能性もあります。宛名を書く前の封筒で試し刷りを行い、きれいに印刷されることを確認してから使用しましょう。
市販のスタンプを使う
引用：Amazon
文房具店や100円ショップでは、「履歴書在中」のスタンプが販売されています。スタンプを使えば、文字のバランスや囲み枠を気にする必要がなく、簡単に整った表記が可能です。
スタンプでも赤インクを使用するのが一般的なので、大きめの朱肉もあわせて購入しておくと良いでしょう。
スタンプを使う場合は、にじみやかすれがないよう、試し押しをしておく必要があります。書き損じの封筒やコピー用紙を使って、インクの押し方や付け方を調節しましょう。
「履歴書在中」が印刷済みの封筒を使用する
最も手間がかからない方法としては、「履歴書在中」とあらかじめ印刷された封筒を使用することです。
履歴書用封筒として市販されているものの多くは、最初から「履歴書在中」と表記され、枠で囲まれたデザインになっています。
これらの封筒は履歴書を郵送することを前提に作られているため、位置や文字の大きさを自分で調整する必要がありません。初めて履歴書を郵送する方や、細かな作業に不安がある方におすすめです。
ただし、通常の封筒と比べてコストがかかりやすいため、宛名書きではなるべくミスがないよう注意しましょう。
「履歴書在中」と「応募書類在中」の使い分け方
引用：タイミーラボ
「履歴書在中」と混合しやすいのが、「応募書類在中」です。2つの文言は同じように見えて、使うべき場面が異なります。
「履歴書在中」は、提出書類が履歴書のみの場合に用いる表記です。新卒採用やアルバイト・パートでの応募など、履歴書単体での提出を求められているケースでは、この表記が最適です。
一方で、「応募書類在中」は、履歴書に加えて、職務経歴書や送付状といった書類を同封する場合に用いられます。そのため、履歴書以外の書類が入っているのに「履歴書在中」と書いてしまうと、中身が履歴書だけだと誤解される可能性があります。
採用担当者は封筒の表記をもとに書類を管理しているため、内容物と表記は一致させましょう。どちらを使うか迷った場合は、「応募書類在中」を使っておくのが無難です。
履歴書在中の書き方に関するよくある質問
履歴書在中は必ず書くべき？
「履歴書在中」を書き忘れても、それだけで不採用になるケースはありません。そのため、形式的には必須ではないといえます。
ただし、書かないと他の事務書類に紛れて採用担当者に届くまで時間がかかったり、ビジネスマナーがないという印象を与えかねないデメリットがあります。
「履歴書在中」は採用側の管理を助けるための配慮であり、応募者の誠実さを示す最低限のマナーともいえます。書かなくても致命的ではないものの、書くことで不利になることは一切ないため、原則として記載すべきだと考えましょう。
手書きと印刷はどちらが正解？
「履歴書在中」の書き方は、手書きでも印刷でも問題ありません。採用担当者にとっては書き方よりも、読みやすく分かりやすい表記になっているかどうかが重要です。
手書きでも丁寧に楷書で書かれていれば問題なく、印刷であっても手抜きやマナー違反と捉えられることはありません。
文字のバランスや囲み枠に自信がない場合は、手書き以外のほうが仕上がりを安定させることができるでしょう。無理に手書きにこだわって雑な印象になるよりも、印刷で整った見た目にしたほうがきれいにまとまることがあります。
赤ペンがない場合は黒字で書いてもいい？
「履歴書在中」の文字は原則として赤字ですが、黒字で書いてもマナー違反にはなりません。実務上、黒字でも読み取る上で問題はないためです。
一般的に赤字が推奨されている理由は、他の文字と区別しやすく、視認性が高いという点にあります。宛名や住所が黒字で書かれているため、同じ色だと「履歴書在中」が目立ちにくくなる可能性があるのです。
「一目で応募書類だと判断できるようにする」という本来の目的を考えると、「履歴書在中」は赤字で書くのが望ましいでしょう。どうしても赤ペンが用意できない場合の代替として黒字は許容されますが、準備できるのであれば赤色を選ぶのが無難です。
縦書きできるスペースがない場合は横書きでもいい？
引用：ユニキャリ
宛名・宛先の長さによっては、縦書きで「履歴書在中」を記載するスペースが残らないこともあるでしょう。その場合でも、「履歴書在中」だけを横書きにするのは避けましょう。
縦書きと横書きを同じ面で混同させてしまうと、採用担当者が一目で判読しにくくなってしまいます。
基本的には、「履歴書在中」を通常より小さく記載したり、宛名自体を横書きに変更して対応するべきです。それでも書き切れないときは、表記自体を省略しても構いません。
形式的な書き方にこだわってバランスを崩すよりも、読みやすさを優先して表記を工夫してみましょう。
「履歴書在中」は読みやすく丁寧に書こう
「履歴書在中」の書き方は、採用における評価項目ではありませんが、応募者の姿勢や配慮が表れやすい部分でもあります。
そのため、手書きかどうかよりも、読みやすさと丁寧さを意識することが重要です。「封筒の左下に赤字で書く」という基本ルールに則り、相手への配慮を優先して記載しましょう。
「履歴書在中」は細かな表記ですが、社会人としての常識の表れとして受け取られます。相手が問題なく読めることを優先し、丁寧に書くことが大切です。
