履歴書の「特記事項欄」に何を書けばよいのか分からず、手が止まってしまう方は多いのではないでしょうか。自由に書ける欄だからこそ、「希望を書いても失礼にならないか不安」と悩みやすいポイントです。
特記事項欄は、書き方を間違えるとマイナス評価につながる一方で、伝え方次第ではプラスの印象を与えることもできます。そこで本記事では、履歴書の特記事項欄に書ける内容や正しい書き方を、例文付きで分かりやすく解説します。
NG例や注意点もあわせて紹介するので、初めてでも安心して記入できるようになります。
職務経歴書の特記事項欄とは？
選考をスムーズに進める為の必要事項を伝える欄
特記事項欄とは、「特別に記載しておくべき事項」を記載する項目です。選考時に企業側へ伝えておきたいことや、説明しておきたいことを記載します。
ここには、希望の条件や働き方、経歴などについての特記事項を書くのが一般的です。勤務地や勤務開始日の希望・転居予定・時短勤務の希望やテレワークなど、働き方についての希望を中心に書きましょう。ブランクがある場合の理由や、持病に関する事情なども特記事項として記載するべきです。
勤務地や勤務時間などの譲れない条件を採用担当者にあらかじめ伝えておけるため、入社後のミスマッチ防止につながるでしょう。
なお、特記事項として書くべき内容がない時も空白にせず、「特になし」または「貴社の規定に従います」と記載するのがマナーです。
本人希望記入欄や備考欄と意味合いは同じ
厚生労働省が示している履歴書の様式例では、「本人希望記入欄」という項目が設けられています。特記事項欄と同じように応募者の希望や補足事項を記載するための欄として使われます。
また、履歴書のフォーマットによっては、「本人希望欄」「備考欄」「通信欄」など、異なる名称で設けられていることもあります。名称は違っていても、基本的には「補足事項や希望を伝える欄」という役割は共通しています。
一方で、職務経歴書には特記事項欄が必ずあるわけではなく、フォーマットによっては用意されていない場合もあります。
その場合は無理に項目を追加する必要はなく、特に伝えるべき内容がなければ記載しなくても問題ありません。記載すべき特記事項がなく、空白が気になる方は、特記事項欄のないフォーマットを使用すると良いでしょう。
企業へのアピール欄ではないので要注意
特記事項欄に自己PRや志望動機を書くことは避けましょう。働き方に関する希望を書くための項目なので、自分のアピールをするような内容を書くのは不適切です。
自己PR・志望動機は別で記入欄が用意されているので、「項目の意図を理解できていない」とマイナスに捉えられるおそれもあります。
また、直接的な表現でなくとも、受け取り方によっては印象を損ねる表現になるため注意が必要です。例えば、「現在プロジェクト責任者として日中が多忙なため、○時以前の連絡はご遠慮ください」といった、必要以上の説明や肩書きを含める書き方は避けましょう。
こうした表現は、能力のアピールと受け取られたり、自己主張が強い印象を与えたりするおそれがあります。特記事項欄では、理由を簡潔に補足しつつ、伝えるべき内容だけを端的に記載することが大切です。
職務経歴書の特記事項に必ず書くべき内容
在職中に使える連絡手段・連絡可能時間を伝える定型文
在職中は電話に出られる時間が限られることも多いです。しかし、細切れで時間を指定してしまうと、「注文の多い人」というマイナスイメージを与えるおそれがあります。
時間の指定が細かくなりそうな場合は、「日中に連絡がつきにくい」と短くまとめて記載しましょう。
平日に連絡がとりにくいことは応募先企業も承知していることであり、選考で不利に働くことはありません。むしろ、的確に連絡を行いやすくなるため、あらかじめ連絡がとりにくい時間帯は伝えておきましょう。
また、メールでのやりとりを希望する場合には、「メール（address@mail）にてご連絡をいただけますと幸いです。」とメールアドレスもあわせて記載すると丁寧です。
入社可能日を簡潔に伝える定型文
他の企業に在職中で、すぐに入社できない場合は、入社可能日を特記事項として記載しましょう。職歴に退職予定日を記載していれば、内容が重複するため退職予定日は省略しても構いません。
多くの場合、企業側には「すぐに入社してもらいたい」「入社日を明確にしておきたい」といった事情があります。入社日を記載しておくことで、採用担当者も入社スケジュールをスムーズに立てられるでしょう。
入社可能日を記載する際は、できるだけ現実的なスケジュールを提示することが大切です。一般的には、退職手続きや引き継ぎ期間を考慮して、1〜2か月程度を目安にするとよいでしょう。
あまりにも先の日付を指定すると、企業によっては採用を見送られる可能性もあるため注意が必要です。
特に記載事項がない場合の前向きな書き方
特記事項として記載すべき内容がない場合でも、欄を空白のままにはせず、その旨を明記しておきましょう。書き方は「特になし」でも問題ありませんが、「貴社規定に従います」と記載すると、より丁寧な印象を与えられます。
空欄のままだと、記入漏れなのか意図的に書いていないのかが判断できないので、採用担当者に確認の手間をかけてしまう可能性があります。「特記事項がない」ことが分かるよう、簡潔に記載しておくことが大切です。
なお、特記事項欄のないフォーマットを使用する場合は、この項目自体を無理に設ける必要はありません。ただし、入社可能日や勤務条件など、事前に伝えておくべき内容がある場合は、別の項目で補足するようにしましょう。
【ケース別】評価を下げずに特記事項を伝える例文
選考連絡や対応に関する希望
現職の都合上、電話連絡が困難な場合や対応できる時間が限られる場合は、その旨を記載します。どの連絡手段でいつ連絡をすればいいかが、明確に伝わる書き方を心がけましょう。
連絡がとりにくいことを伝えるだけでなく、「○時以降に折り返しご連絡」といった連絡可能な時間帯も添えているとより丁寧です。
また、電話での連絡がとりにくい場合は、初めからメールでの連絡を希望することを伝えておくのもおすすめです。担当者としても、何度も電話する手間が省けるため、親切な印象を与えられます。
入社後の働き方や待遇の希望
入社後にテレワークを希望する場合や、転居を伴う転勤が困難な場合にも特記事項に記載します。この場合、家族の都合などやむを得ない事情であることも合わせて書いておきましょう。
特に、転勤の可能性がある企業では、転勤に対応できるかどうかは採用担当者が特に関心を持つ情報です。対応できない事情がある場合は、あらかじめ伝えておきましょう。
その際、「ご配慮いただけますと幸いです。」という柔らかい言葉を入れることで謙虚な姿勢を伝えることができます。
勤務時間に制限がある場合
時短勤務を希望する場合は、希望の勤務時間も記載しておくと選考がスムーズになります。その際も「子どもの送迎のため」など、家庭の事情があることを記載しましょう。
多くの企業では、子どもが一定の年齢になるまでの時短勤務制度を取り入れています。しかし、あらかじめ伝えておかないと、フルタイム勤務を前提として採用された場合に企業とのミスマッチが生じてしまいます。
残業など時間的な融通が利きにくい事情がある場合は、あらかじめ記載しておくと安心です。
なお、子どもの小学校入学が数年以内である場合や、フルタイム勤務までの目処がたっている場合には「向こう〇年間は時短勤務を希望します」としておくとより親切でしょう。
通勤手段・社宅への入居の希望
自家用車やバイク・自転車などでの通勤を希望する場合は、その旨を記載します。駐車場や駐輪場のスペースの都合があるため、入社決定後ではなく事前に伝えておきましょう。
また、社宅は入居者数に限りがあり、応募時点では空室がないこともあります。こちらも入社前に希望を伝えておくことで、余計なトラブルを予防できます。
通勤手段や社宅の提供の有無は、応募前に企業の求人ページで確認しておきましょう。勤続に関わる重要な事項なので、募集要項をくまなく読めば見つかるはずです。
もし募集要項に通勤方法の記載がなく、自家用車や自転車など通勤手段に希望がある場合には、面接時に相談してみましょう。
配慮が必要な持病を持っている場合
治療や検査のために定期的な通院が必要な場合は、必要に応じて特記事項欄で伝えておくとよいでしょう。あらかじめ共有しておくことで、勤務スケジュールの調整や社内でのフォロー体制について、事前に相談しやすくなります。
企業によっては、通院に関する配慮や休暇制度が用意されている場合もあります。事前に伝えておくことで、休暇の取り方や働き方について認識をすり合わせやすくなるでしょう。
ただし、持病の記載は必須ではありません。業務に支障がない場合や、現時点で配慮が不要な場合は、無理に記載する必要はありません。
記載する際は、必要以上に詳しく書くのではなく、「通院の頻度」と「業務への影響の有無」を簡潔に伝えることがポイントです。
経歴上の空白期間や短期離職など経歴の補足
ブランク期間があったり、短期離職の経験があると、早期離職のリスクが懸念されます。育児や介護・家族の転勤に伴った転職などによる長期の空白期間や転職経験がある場合には、事情を書き添えましょう。
この場合、入社後に働ける時間や、長期的な勤務が可能であることも書き添えると安心感があります。また、現状や今後の見通しについても書いておくと良いでしょう。
転職が一般的になっているとはいえ、回数が多い場合は比較されやすい傾向があります。そのため、転職理由に一貫性があることや、やむを得ない事情であったことが伝わるよう整理しておくとよいでしょう。
なお、特記事項欄で過度にアピールする必要はありません。経歴の補足として必要な範囲にとどめ、簡潔にまとめることが大切です。
職務経歴書の特記事項を書く際のポイント
箇条書きを使い簡潔にまとめる
特記事項を長文で書いてしまうと、要点が伝わりにくくなります。1〜2文程度で簡潔にまとめ、必要に応じて「：（コロン）」や箇条書きを活用しましょう。
例えば、「連絡可能時間：11時〜13時」と要点を先に示し、その補足として在職中であることや折り返し連絡の意向を簡潔に添えると、採用担当者も内容を把握しやすくなります。
また、特記事項が複数ある場合は、箇条書きにすることで視認性が高まります。ただし、項目が多すぎると「条件が多い」と受け取られる可能性もあるため、必要最低限に絞ることが大切です。
企業に配慮した丁寧なビジネス表現を使う
在職中であっても、「連絡は19時以降にしてください」といった一方的な表現は避けましょう。応募企業への配慮が感じられるよう、「メールでのご連絡を希望しております」など、柔らかい言い回しを添えることが大切です。
また、「土日は休みにしてください」「転勤はできません」といった強い断定表現も避けた方が無難です。条件を一方的に提示する印象を与え、調整が難しいと受け取られる可能性があります。
「土日休みを希望しております」「（理由とともに）転居を伴う転勤は難しい状況です。ご配慮いただけますと幸いです。」など、相手への配慮や柔軟な姿勢が伝わる表現を意識しましょう。
客観的事実のみを記載する
特記事項に記載するのは、採用担当者に伝えておくべき客観的な事実に限ります。例えば、連絡可能時間が限られる場合は「連絡可能時間は平日〇時〜〇時です」と簡潔に記載しましょう。
このとき、「現在△△のプロジェクトリーダーを務めているため」といった詳細な理由まで書く必要はありません。採用担当者にとって重要なのは、「いつ、どのように連絡すればよいか」という点だからです。
同様に、お詫びの言葉や「全力で努めます」といった意思表明も、特記事項欄では不要です。必要な情報だけを端的に伝えることを意識しましょう。
職務経歴書の特記事項で避けるべきNGな内容
給与・待遇などの具体的な条件
「年収〇〇〇万円以上を希望いたします」
「フレックスタイム制度の適用をお願いします」
給与・待遇面の希望条件は、面接時に相談しましょう。給与や待遇に関する希望には、人それぞれの複雑な背景があります。こうした事情が文面だけでは伝わりにくく、悪い意味で受け取られる可能性が高いです。
「給与しか見ていない」「残業が嫌なだけ」といった印象を与えないためにも、特記事項に記載するのは避けましょう。
採用担当者は、特記事項欄に記載している内容を「どうしても譲れない条件・希望」として捉えます。目安を提示するためだとしても、職務経歴書に書くのはおすすめできません。
一方的な要求
「電話は〇時以降にのみお願いします」
「残業はできかねます」
「〇時以降に連絡してください」「土日は休みにしてください」など、一方的に企業へ対応を求めるだけの要求を書くのもNGです。こうした要求は、配慮に欠ける印象や、柔軟性がない人物だと受け取られる可能性があります。
特記事項はあくまで「希望を伝える場」であり、企業はそれを受けて条件を調整する立場です。必ず通るものとして希望を書いても、自分勝手な印象しか与えられません。
やむを得ない事情から連絡方法や勤務方法が限られる場合は、必ず相手への配慮を含めた表現に言い換えましょう。「〇時～〇時は電話に出られない可能性があります」といった、断言や指示と捉えられにくい伝え方が有効です。
実現が難しい要件
「育児のため入社後1年間は在宅勤務のみ希望」
「3月に1週間連続で有給を取得したい」
企業の制度や働き方とかけ離れた条件を特記事項に書くのは避けましょう。「残業は一切できません」といった強い要望は、採用を見送られる理由にもなりえます。
また、制度的に可能ではあるものの、実情として厳しい条件もマイナスに受け止められやすいです。例えば、「育児のため入社後1年間は在宅勤務を希望」「3月に1週間連続で有給を取得したい」といった希望は、企業によって実現が難しい可能性があります。
特に、繁忙期に働く時間が少なくなるような希望を受け入れてもらうことは難しいでしょう。企業側の事情も考慮して希望を伝えることが大切です。
細かすぎる希望
「勤務時間は8:30～16:30、残業は月10時間までを希望します」
「月・水曜日は在宅勤務、金曜日は時短勤務を希望します」
特記事項に複数の条件を細かく書きすぎるのもNGです。「勤務時間は〇時〜〇時」「残業は月〇時間まで」「〇曜日～〇曜日は在宅勤務希望」など、条件を細かく並べると「扱いづらい人」という印象になってしまいます。
特記事項は、選考に影響する重要な内容だけを簡潔に伝えることが基本です。どうしても伝えておく必要がある項目に絞り、1〜2点程度にまとめると読みやすいでしょう。
細かな条件や調整が必要な内容については、面接の場で直接相談する方がスムーズです。書類上では、絶対に伝えておかなければならない希望だけを書くのが基本となります。
特記事項を書く目的を理解して企業とのミスマッチを防ごう
特記事項欄には働き方や通勤方法の希望、住居の予定、経歴の補足など、どうしても企業へあらかじめ伝えておきたい特記事項を記載します。事前に履歴書や職務経歴書で特記事項を共有しておくことで、選考段階での企業側とのミスマッチ防止につながります。
しかし、直接的な希望を書いてしまうと「条件が合わない」「わがままな人」と捉えられる可能性が高いです。書くべき内容・書かない方が良い内容の違いを理解し、適切な事項だけを記入しましょう。
特記事項欄は企業側に自身の希望とその理由を正しく理解してもらい、双方の条件がすり合わせ可能か判断する重要な項目です。企業や担当者へ配慮しつつ、自身の状況が正確に伝わる職務経歴書を作成しましょう。
