職務経歴書の職務要約はいる？上手くまとめる書き方とは【例文あり】
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職務経歴書には、職務経歴とは別に「職務要約」の欄が設けられていることがあります。一見すると職歴の短縮版でしかなく、「いらないのでは？」と考える方もいるでしょう。
しかし、職務要約は職務経歴とは違った役割が存在する重要な項目です。この記事では職務要約が重要な理由とあわせて、1社・複数社など様々なパターン別の例文を紹介していきます。
さらに、基本の書き方や、よくある疑問点についても解説。最後まで読めば、職務要約で押さえるべきポイントを理解できるでしょう。
職務要約を最初に読んでもらうことで、職務経歴書全体の概要が伝わります。採用担当者は多くの書類に目を通すため、まず最初に要点を確認し、続きを読むかどうか判断することも珍しくありません。
職務要約があることで、あなたの経験の全体像が素早く伝わり、読み手の理解がスムーズになります。
職歴欄では多くの経験が列挙されるため、じっくり読まなければ強みが伝わりません。職務要約であらかじめ強調したいポイントを述べておけば、「どこに注目してほしいのか」という意図を伝えられます。
職務要約は短い文章で必要な情報をまとめるスキルが求められるため、それ自体が文書作成能力を示す材料になります。読みやすい職務要約は、「論理的に説明できる」という能力の裏付けになるでしょう。
ビジネス文書を作成しなければならない職種は多く、文章力が最低限必要なスキルとされていることもあります。職務経歴書の冒頭から「読みやすい文章を作れる人」という印象を与えておけば、その後の内容も熟読されやすいです。
職務要約は自己PRや志望動機とは異なり、事実を理解しやすくまとめる力が求められます。そのため、他のアピール内容に自信がない人こそ力を入れるべき項目です。
転職回数が多い場合や、担当した業務の幅が広い場合は、職務要約の有無で書類の読みやすさが大きく変わります。冒頭にまとめがあれば全体像をつかみやすくなり、個々の経歴への理解も深まるでしょう。
また、経歴が多い人ほど「どんな強みを持っているのか」「何を中心に見れば良いのか」が分かりづらくなりがちです。職務要約があれば、あなたの経験を軸となるポイントに整理し、採用側にとっての関心ポイントを先に提示できます。
業界経験の長さや得意領域なども、要約で触れておくと書類全体の印象が大きく変わるため、多くの職歴がある人ほど積極的に作成しておきたい項目です。
職歴が1社だけの場合の例文新卒で専門商社に入社し、5年間営業職として勤務してきました。主に既存顧客への定期訪問や製品提案、受発注業務、納期調整など、一連の営業対応を担当していました。
顧客からの問い合わせ対応や見積書作成など、事務処理を含む日常業務にも継続的に携わり、社内外との調整業務を多く経験しています。
担当範囲は製造業の法人顧客が中心で、取引先との長期的な関係構築を前提としたルート営業が主な役割でした。
1社のみの経歴の場合は、業務範囲の広さを中心に書くと良いでしょう。今まで担当してきた業務がわかれば、できることとできないことが明確に判断できます。
経歴の数が少なくても、職務要約を短くまとめてしまうのはもったいないことです。文字数に決まりはありませんが、枠自体が広いため、書けるアピール要素は書き出しておくことをおすすめします。
部署異動や役職経験がないケースは経歴に大きな変化がない分、日々の業務内容を丁寧に示すことが必要です。特にアピールしたい経験は、業務内容を少し具体的に書くことで目立たせましょう。
2社の職歴がある場合の例文これまで2社で事務系の業務に従事してきました。1社目ではメーカーの営業事務として、受発注処理・納期調整・在庫管理など、営業を支える事務業務を中心に担当していました。
2社目では小売チェーン本部にて、売上データの集計や資料作成、店舗との情報共有など、バックオフィスとしてのデータ管理業務を経験しています。
いずれの職場でも、社内外との調整や業務進行に関わる事務作業を幅広く担当し、日常的な連絡対応や情報整理を行ってきました。
職歴が2社ある場合は、「1社目と2社目でどのように担当業務が変化したか」を示しましょう。経歴の関連性が読み手に伝わりやすく、共通している業務領域も明確にできます。
職務要約は自分の経験をまとめるものなので、企業自体の説明に注力する必要はありません。大まかに業種だけを述べておき、すぐに自分自身の担当業務の説明を始める構成にしましょう。
担当業務の種類はなるべく多く伝えるべきですが、1つ1つを細かく説明すると枠が足りなくなってしまいます。特筆すべき経験がなければ、業務範囲の広さを中心に書くのが無難です。
3社以上の職歴がある場合の例文これまで3社で事務・サポート業務を中心に経験を積んできました。1社目ではコールセンターにて、問い合わせ対応と併せて顧客情報のデータ入力を担当していました。
2社目の不動産会社では、契約書作成・電話応対・来客対応など、一般事務として幅広い業務に携わりました。
3社目ではIT企業の営業部門で、営業担当者のスケジュール調整・見積書作成・会議準備など、営業サポートの役割を担っていました。複数の職場で、事務を中心としたバックオフィス業務を経験しています。
3社以上の経歴がある場合、それぞれの職種や役割が一貫していないことも多いです。そのため、いかに経歴のばらつきを感じさせないかがポイントになります。
一貫性のある経歴に見せるために、異なる職種でも共通した業務を抜き出して紹介しましょう。直近で経験している職種を基準として、他の職種でも共通していた経験を取り上げるのが適切です。
共通点だけを抜き出す書き方をすると、一部企業での担当業務が非常に少なく見えることもあります。しかし、直近の経歴と関連性の薄い職種での経験を、深く書く必要はありません。企業ごとに情報量を調整することも大切です。
アルバイト歴などが混在している場合の例文アルバイト・契約社員・正社員と、雇用形態の異なる職歴を経験してきました。飲食店のアルバイトでは、接客やレジ対応など、店舗運営に必要な基本業務を担当していました。
その後、物流会社で契約社員として勤務し、商品仕分けや在庫管理補助など、倉庫内での業務を経験しています。
直近では事務代行会社に正社員として在籍し、データ入力や書類作成、電話応対などの事務作業を中心に行ってきました。職歴の種類は異なりますが、それぞれの環境で基礎的な業務を継続して経験してきました。
アルバイト・契約社員・正社員などの経歴が混在していることもあります。その場合、雇用形態にかかわらず、どんな業務に携わってきたかを軸に整理しましょう。
採用担当者が注目するのは、雇用形態ではなく仕事の内容です。直近の経歴に至るまでの流れを中心とした上で、雇用形態を補足的に書けば問題ありません。
ただし、これまでのアルバイト先や派遣先などが多い場合は、一部を省略しても構いません。正社員歴を最優先として、アルバイトや派遣社員・契約社員の経歴は、「関連があれば書く」のが基本です。
異業種へ応募する場合の例文これまでアパレル販売とカフェでの接客業務に従事してきました。アパレルでは、接客対応・レジ作業・商品管理など、店舗運営に関する基本業務を担当していました。
その後、カフェスタッフとして勤務し、接客・会計・簡単な店舗作業など、サービス業における日常業務を経験しています。
いずれの職場でも日々の記録作業や基本的なPC入力など、事務として職務上必要な作業には継続的に取り組んできました。
異業種へ応募する時には、応募先と関連のある業務経験を中心に書きましょう。どんな職種でも、ある程度共通して求められるスキルはあるものです。「今までの経験から何を活かせるのか」を示せると目に留まりやすくなります。
共通スキルとして使いやすいものは、事務・接客・体力などが挙げられます。いずれも求められる機会が多いので、様々な職種へのアピールとして有効です。
経歴と応募先に一貫性がないことで、経験不足を懸念されるのは避けられません。しかし、別業種で培った能力を十分に伝えれば、マイナスイメージを払拭することができるでしょう。
①全ての経歴を1文でまとめる
②アピールになる経験だけを抜き出す
③200～300字になるよう調整
職務要約を作る時、いきなり本文を書き始めても上手くまとめることは難しいです。まずは、「各社でどんな業務を主に担当していたのか」を1文で書き出す作業を行いましょう。
ここでは言い回しや構成を気にせず、事実のみを淡々と並べることがポイントです。文章形式にする必要もなく、社名と業務名を列挙するだけで構いません。
ただし、担当業務はなるべく幅広く書き、特にアピールしたい経験にも目星を付けておきましょう。この後に文章としてまとめていく時、記述を省くもの・省かないものを分ける判断材料となります。
要点を整理した後は、その中から「応募先と関連する経験」を探してみましょう。全ての業務経験を書くことはできないので、特にアピールになりそうなものだけに絞って紹介する必要があります。
列挙するだけでは埋もれてしまうような経験でも、職務要約に書けば「注目してほしいこと」として見せることができます。逆に、伝えても強いアピールにならない経験を省くことも有効です。
ただし、アピールといっても特別な実績は不要です。職務要約は事実だけを述べることが求められるので、「どんな活躍をしたか」「どれだけ自信があるか」まで書く必要はありません。
職務要約は200～300字程度になるように書き方や情報量を調整しましょう。もし職歴の数が多いとしても、その分だけ文章を増やしてしまうと「要約」として機能しなくなってしまいます。
そのため、自分の職歴の数に応じて書き方を選ぶ必要があります。「1社を詳しく説明する」「各社での経験を簡単にまとめる」といった方法が有効です。
また、簡易的に述べても文字数が多くなりすぎる場合は、「3社で○○を担当」という形で短くまとめることができます。経歴自体を省くのはNGですが、同じ職種の経歴をまとめる分には問題ありません。
AIを利用することで、職務要約をもっと簡単に整理することができます。客観的に情報を取捨選択してくれるので、より応募先企業に合った職務要約に仕上げられるでしょう。
らくらく履歴書では、入力した職務経歴をもとに自動で職務要約を生成できます。作り直すこともできるので、自分好みの職務要約になるまで試すことが可能です。その他にも便利な入力サポートがあり、全て無料で利用できます。
ただし、こうしてAIで生成した文章をそのまま提出するのはおすすめしません。最後は自分の経験やニュアンスに合わせて、細かい部分を微調整することが大切です。内容を補足したり、表現方法を整えたりすることで、応募先に合った自然な職務要約が完成します。
職務要約では、事実だけを述べることが求められます。そのため、意気込みや志望動機など「今後の話」を組み込むのは避けるべきです。
事実以外の要素が混ざっていると、肝心の経歴がぼやけて、職務要約として参考にならない内容になってしまいます。また、「○○が強み」といったアピールも、経歴とは関係ないため避けましょう。
職務要約に書けるのは、基本的に「○○をした」という過去の事実だけです。将来についての記述は、志望動機欄に含むようにしましょう。
経歴や業務経験が少なく、職務要約に書けることが少ない場合も、無理に文字数をかさ増しする必要はありません。短い経歴でも、応募先に関連する経験が整理されていれば十分に評価されます。
大切なのは「経験の量」ではなく、「説明の明確さ」です。簡潔で短くても、職務経歴を読む前の前置きとして機能するなら問題ありません。
ただし、100字を下回るような短さだと余白が目立ち、適当に書いているような印象を与えます。少なくとも記入欄の半分程度は埋められるよう、1つ1つの経験を深掘りして記述すると良いでしょう。
職務経歴書のフォーマットに職務要約欄がない時は、新しく追加しなくても構いません。特に、応募先が指定しているフォーマットであれば、その構成に従うことを優先しましょう。
職務要約は、多くの応募書類を見る採用担当者が、経歴を一目で理解できるように設けられる項目です。応募者数が少なかったり、1枚1枚の書類にしっかり目を通す企業であれば、職務経歴だけで十分なことがあります。
職務経歴や志望動機とは異なり、「なくても不備とはみなされない」というのが共通認識といえるでしょう。
資格や免許について職務要約に書くのは問題ありませんが、記載するのは「応募先に関連するもの」に限るのが望ましいです。経歴を理解しやすくするための文章なので、関連性の低い資格まで説明すると逆効果となります。
資格・免許の取得歴を書く場合、「取得したことでできるようになった業務」があれば同時に記載しましょう。実際に業務に役立ったことが伝われば、馴染みのない資格・免許でも評価される要因になります。
なお、資格・免許の数が多すぎる場合は、いくつか省いて書くとまとまりが良くなります。業務に関連しているものを全て書き出せばいいわけではないという点には注意しましょう。
職務要約は採用担当者が最初に目を通す部分であり、職務経歴書自体の導入として重要な役割を持っています。働いてきた企業や期間・担当業務などを端的に把握できるので、その後の内容を理解してもらいやすくなるのです。
採用担当者は、限られた時間の中で多数の応募書類を確認します。要点が分かりやすくまとめられていれば、それだけで印象に残る可能性が高くなります。
自分の経歴に合った書き方を確認し、一目で概要を理解できる職務要約を目指しましょう。
2021年7月に入社し、CareerMine、SPI対策問題集をはじめとする就活メディアの編集を手掛ける。 以前は広告代理店でメディアプランナーとして、広告やキャンペーンの企画を担当。 『らくらく履歴書・職務経歴書』では掲載している記事のチェック、編集、ライター管理、コンテンツ制作などを行っている。また自身もライターとして記事執筆も担当。
1990年生まれ。大学卒業後、東証一部上場のメーカーに入社。その後サイバーエージェントにて広告代理事業に従事。現在はサイバーエージェントで培ったWEBマーケの知見を活かしつつ、CareerMineの責任者として就活生に役立つ情報を発信している。また自身の経験を活かし、学生への就職アドバイスを行っている。延べ1,000人以上の学生と面談を行い、さまざまな企業への内定に導いている。
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