退職届・退職願の正しい書き方と提出方法【テンプレートあり】

「退職届はどうやって書けばいい？」「上司に渡すタイミングがわからない」など、退職を決意しても、正しい退職届の書き方やマナーについて迷う方は多いです。退職届は、会社に正式な意思を伝える大切な書類です。形式や提出方法を誤ると、上司や会社に悪い印象を与えることもあります。

そこで本記事では、テンプレートを使って退職届の書き方や提出時の注意点、封筒の折り方・入れ方まで詳しく解説します。初めて退職届を書くという方も、ぜひ参考にしてください。

退職届・退職願・辞表の違いとは？

退職を決意した際に必要となる書類には、「退職届」「退職願」「辞表」の3種類があります。それぞれ似たような印象を受けるかもしれませんが、実は用途が異なります。正しく使い分けることで、スムーズかつ礼儀正しい退職手続きが進められるため、それぞれの特徴をしっかり理解しておくことが大切です。

退職届｜退職確定後に提出する書類

退職届は、退職が正式に決定した後に提出する書類です。退職届を提出した時点で、撤回が難しい場合が多いため、慎重に準備する必要があります。会社によっては、規定の書類が用意されている場合もありますので、事前に確認しておきましょう。

退職願｜退職の意思を伝える書類

退職願は、退職の意思を会社に伝えるための書類です。退職を希望する段階で提出するものであり、必ずしも退職が確定するわけではありません。上司との相談や会社の判断を経て退職日などが決定するため、退職届の前段階として扱われることが一般的です。

辞表｜役職者や公務員が退職する際に提出する書類

辞表は、主に役職者や公務員が退職する際に使用する書類です。一般社員が退職する場合には通常「退職届」を使用しますが、役職者や特定の立場の人が職を辞する場合に「辞表」を用いることが多いです。そのため、その立場からの退任を表明する役割を持っている書類でもあります。

退職届の書き方【テンプレート付き】

一般的には退職届や退職願といった書類は、縦書きを使用します。しかし、横書きで作成しても問題はありません。

また、基本的に、退職届は縦書きでも横書きでも同じ内容を記載します。注意点としては、構成や書き方の順番が異なるため、よく確認しておきましょう。

縦書きのテンプレート・サンプル

＼縦書きの退職届のテンプレートはこちらからダウンロード／

出典：すぐに使える退職届・退職願テンプレート｜ビズ研

横書きのテンプレート・サンプル

＼縦書きの退職届のテンプレートはこちらからダウンロード／

出典：すぐに使える退職届・退職願テンプレート｜ビズ研

退職届を手書きする際に必要なもの

白い便箋やA4・A5用紙

退職届を作成する際には、白い無地の便箋やA4またはA5サイズの用紙を使用することが基本です。罫線は入っていても構いませんが、装飾やデザインが入ったものではなく、シンプルなものを選びましょう。

紙のサイズは職場の慣例に合わせることが望ましいですが、特に指定がない場合はA4かA5サイズが無難です。また、折り目や汚れがあると失礼にあたる可能性があるため、作成する前に紙の状態をよく確認し、丁寧に扱いましょう。

黒いボールペンまたは万年筆

退職届を手書きで書く場合は、黒インクのボールペンまたは万年筆を使用するのがルールです。青や赤といったカラーペン、消えるタイプのペンは絶対に使わないようにしましょう。

ボールペンの場合は、文字が掠れにくく、滑らかに書けるものを選ぶと良いでしょう。また、万年筆を使用する場合は、インク漏れや掠れを防ぐために事前に試し書きを行うことをおすすめします。書く際は、落ち着いた環境で一文字ずつ丁寧に記入しましょう。

印鑑

一般的に、退職届には捺印が必要です。印鑑は基本的に認印で問題ありません。退職届は法的な効力を持っている書類ではありませんので、リスクを考えると実印は使わない方が無難です。

また、印鑑を押し忘れたとしても、法的な義務があるわけではないため受理されるケースがあります。ただし、会社によっては印鑑を必要とする場合もあるため、再提出を求められる可能性もあるでしょう。

封筒

退職届を提出する際は、白い封筒を用意しましょう。郵便番号の枠がない、無地のものが理想的です。丁寧な印象を与えるためにも、清潔で汚れのない封筒を使用しましょう。

また、封筒のサイズは退職届の用紙を三つ折りした際にピッタリと合うものが適切です。A4サイズの用紙には長形3号が、B5サイズの用紙には長形4号の封筒が適しています。

退職届の折り方と封筒への入れ方【見本あり】

退職届の便箋・用紙の折り方

通常、退職届は三つ折りにして封筒に入れるのが一般的です。まず、用紙を真っ直ぐに置き、下の方を約3分の1の位置に折ります。次に、上の方を下に折り返して、上下の端を合わせましょう。

このように三つ折りにすることで、封筒に収めやすく、きれいに保管できます。なお、用紙が破れたり、角が丸まったりしないよう、優しく折りたたむようにしましょう。

退職届の封筒への入れ方

退職届を封筒に入れる際は、退職届がきれいに収まるように注意深く作業を進めましょう。三つ折りした用紙を封筒の底に向かって軽く押し込むように入れます。

このとき、用紙の向きは書き出し部分が封筒の裏側の右上にくるのが正解です。そうすることで、受け取った上司がスムーズに封筒から出して書類を確認できます。

封筒の宛名の書き方

退職届を封筒に入れる際、封筒の表面の中央に「退職届」と書き、裏面の左下に自分の名前と部署名を記載します。また、手渡しをする場合は基本的に封をする必要はありません。もしも、郵送する場合は封をした場所に「〆」と記載しましょう。

退職届を提出する一般的なフロー

辞めることを決意したら、まず直属の上司に退職の意思を口頭で伝えることから始めます。このとき、退職理由や希望退職日を具体的に相談し、了承を得ましょう。会社によっては、人事部との面談が必要な場合もありますので、会社の手続きに従って進めてください。

次に、退職届を作成します。会社指定のフォーマットがある場合はそれに従い、内容に誤りがないよう丁寧に記入します。退職届が完成したら、上司に直接手渡しで提出します。封筒に入れてきれいな状態で渡すことがマナーです。

その後、退職日までに業務の引き継ぎを行います。後任者がスムーズに対応できるよう、資料の整理や必要な説明をしっかり行いましょう。最終出勤日には、感謝の気持ちを伝えることが大切です。最後まで誠意を持って対応することで、良好な関係を保ちながら退職を迎えることができます。

退職届を提出する際の注意点

提出前に上司に相談する

退職届を提出する前に、まずは直属の上司に退職を考えていることを相談しましょう。いきなり退職届を渡すと、上司や職場に混乱を与えてしまう恐れがあります。相談の際は、退職理由や希望する退職時期を明確に伝え、業務に支障が出ないようなスケジュールを提案します。

また、退職の相談はタイミングも大切です。忙しい時期や業務中に相談するのではなく、落ち着いて話ができる時間を選ぶようにしましょう。上司へ事前に相談することは、円満退職の第一歩です。

会社の就業規則を確認する

退職届を作成する前に、会社の就業規則を必ず確認しましょう。就業規則には、退職の申出期限や手続きの詳細が記載されています。多くの会社では、退職の意思を伝えるのは1〜2ヶ月前であることが一般的ですが、職種や業務内容によって異なる場合があります。

また、退職に伴う有給休暇の消化や、必要な書類の手続きについても確認しておくとスムーズに進められるでしょう。就業規則を守ることは、会社とのトラブルを防ぎ、円満な退職手続きに繋がります。

メールや郵送よりも手渡しで提出する

退職届は、メールや郵送ではなく、手渡しで提出するのがビジネスマナーです。直接上司に手渡すことで、感謝の気持ちや誠意を伝えることができ、より良い印象を残せます。

手渡しの際は、封筒に入れた退職届をきれいな状態で準備し、落ち着いた場所で渡すのが理想です。やむを得ない事情で手渡しが難しい場合でも、事前に上司に連絡を入れるなど、礼儀を尽くすようにしましょう。

引き継ぎを丁寧に行う

退職届を提出した後は、退職日までの間に業務の引き継ぎを丁寧に行うことが求められます。後任者やチームがスムーズに業務を継続できるよう、必要な資料やマニュアルを整理し、具体的な説明を心がけましょう。

引き継ぎ内容をチェックリスト化したり、フォローアップのための連絡先を共有したりすることも効果的です。また、引き継ぎが完了した後も、最後まで責任感を持って業務に取り組むことで、職場に良い印象を残すことができます。

退職届に関するよくある質問

退職届を提出するタイミングはいつ？

退職届を提出するタイミングは、退職希望日の1〜2ヶ月前が一般的です。ただし、会社の就業規則により、退職の際のルールが異なるため、事前に確認しておきましょう。特に、引き継ぎや後任者の手配が必要な場合は、十分な準備期間を確保するためにも早めの申し出が望まれます。

退職届の理由は必ず書かなければならない？

退職届には退職理由を記載しますが、具体的な内容を書く必要はありません。テンプレートでも紹介したように、「一身上の都合」と記載するだけで大丈夫です。個人的な理由や会社に対する不満を記載すると、不要なトラブルを招く恐れがあるため、シンプルな表現を心がけましょう。

退職届は手書きで提出しなければならない？

手書きで作成することが一般的ですが、会社からの指定が特にない場合はパソコンで作成して提出することも可能です。WordやPDFファイルでテンプレートをダウンロードしておくことで、簡単に作成できます。

ただし、手書きには丁寧さや誠意が伝わるメリットがあるため、どちらを選ぶかは状況に応じて判断してください。いずれの場合も、内容を正確に作成することが最優先です。

退職届を提出した後に撤回できる？

退職届を一旦提出した後に撤回することは非常に難しいでしょう。事情が大きく変わった場合には、会社側と相談することで例外的に撤回が認められるケースもありますが、基本的にはあまり期待はできません。

退職届は、退職の意思を明確に示す書類であり、提出した時点で会社側も退職を前提に動き始めます。そのため、提出前に退職することを慎重に考え、迷いがある場合はまず上司に相談することが大切です。

退職届を正しく書いてスムーズな退職を目指そう

退職届は、会社に正式な退職意思を伝えるための重要な書類です。正しい形式やマナーを守って作成し、適切なタイミングで提出することで、円満な退職に繋がります。また、上司への相談や業務の引き継ぎなど、退職までの過程も丁寧に対応することが大切です。

最後まで誠意を持った行動を心がければ、退職後も良好な関係を築くことができ、次のステップを気持ちよく踏み出せるでしょう。テンプレートを上手く活用し、スムーズな退職を目指して準備をしっかり進めてみてください。