履歴書の送付状の書き方｜例文・無料テンプレート付き【見本あり】

履歴書を郵送する際、「送付状は必要？」「何を書けばいいの？」と悩む方は多いのではないでしょうか。

送付状は、応募書類に添えるビジネス文書であり、書き方やマナーを押さえることで、採用担当者に丁寧な印象を与えることができます。内容次第では、応募の意思や人柄をさりげなく伝えることも可能です。

本記事では、履歴書の送付状の基本的な書き方を、見本や無料テンプレート付きでわかりやすく解説します。あわせて、送付状の役割や企業が見ているポイント、転職・就職などシーン別の書き方も紹介しています。「正しい書き方がわからない」という方は、ぜひ参考にしてください。

履歴書の送付状とは？

企業へ書類を送る際に添えるビジネス文書

履歴書の送付状とは、企業へ応募書類を送る際に同封するビジネス文書のことです。

封筒の中に履歴書を一通だけ入れて送るのは、少々不躾な印象となってしまいます。それを解消するために、誰がどのような目的で送っているのかを明確に示すのが「送付状」です。

送付状はビジネス文書にあたるため、ビジネス文書のルールに沿って作成します。日付や宛名、差出人、挨拶文などはビジネスシーンで使うことを意識しながら作成しましょう。

履歴書と送付状をセットで提出するのが、正式な応募書類のマナーです。受け取る企業側も同封されている書類の内容が把握しやすくなる他、丁寧な印象を与えることができます。

採用担当者への挨拶と応募の意思を伝える

送付状は、採用担当者への挨拶とともに、応募書類を送付する目的を伝えるための書類です。どの企業に対して、どのような意図で応募しているのかを簡潔に示す役割があります。

ただし、送付状において、志望動機や入社意欲を詳しく伝える必要はありません。これらは履歴書や職務経歴書で伝える内容であり、送付状ではあくまで簡潔に触れる程度に留めるのが適切です。

例えば、「貴社の〇〇に魅力を感じ、応募いたしました」といったように、応募の意思を一言添えることで、より丁寧な印象を与えることができます。

また、送付状は採用担当者が最初に目にする書類のひとつです。そのため、簡潔でわかりやすい文章を心がけることはもちろん、正しい敬語やビジネスマナーが備わっているかを判断されるポイントにもなります。

第一印象を左右する書類でもあるため、過度なアピールは避けつつ、誠実で丁寧な文章に仕上げることが重要です。

同封した書類の一覧を伝える役割

送付状には、封筒の中にどのような書類が入っているのか伝える役割もあります。本でいえば目次のようなものであり、同封書類の一覧を示すことで採用担当者が内容をスムーズに確認できるでしょう。

応募書類は履歴書だけではなく、職務経歴書やハローワークからの紹介状など複数に及ぶこともあるため、送付状があると応募書類全体を整理しやすくなります。

書類の同封忘れや紛失があった際も、送付状と見比べることで企業側が気付きやすく、速やかな対応にも繋がるでしょう。また、自身で一覧を作ることで封筒を閉じる前のダブルチェックとしても機能します。

履歴書や職務経歴書の補足資料となる場合も

送付状は挨拶文や一覧を明記する以外にも、補足資料としての役割を担っています。

履歴書や職務経歴書では書ききれなかった応募理由や企業への興味関心を簡潔に示すことで、書類の完成度が高まります。送付状を活用して内容を補足すれば、採用担当者に応募の目的や熱意をより明確に伝えることができるでしょう。

ただし、送付状に書くのはあくまでも「補足」程度に留めることが大切です。一番アピールしたいことや伝えたいことは履歴書や職務経歴書に記載するのが基本です。送付状には応募書類に興味を持ってもらうための簡潔な一言を添える程度にしましょう。

履歴書と職務経歴書に書ける内容は、「履歴書と職務経歴書の違いとは？」で詳しく解説しています。それぞれの内容を理解すれば、的確な内容を送付状に記載できます

履歴書の送付状は必要？企業は送付状をどれだけ重視している？

送付状は必須ではないがあると好印象

履歴書の送付状は必須ではありません。ただし、送付状が添えられていることで良い印象を与えることができます。

履歴書は応募者の人柄を伝える大切な書類です。送付状があることで「ビジネスマナーが身に付いている」「丁寧な人」といった第一印象に繋がります。

他の応募者と印象面で差を付けるためにも、送付状はなるべく添えるようにしましょう。

ビジネスマナーや社会人としての常識が伝わる

送付状の中で同封書類を見やすく一覧でまとめたり、正しい挨拶文を使うことで社会人としてのマナーが身に付いていることをアピールできます。

ビジネスマナーが備わっている人は、経歴やアピール内容にかかわらず一定の評価を得られるものです。特に転職の場では、知っているかどうかで他の応募者と差がつく要素といえます。

ただし、送付状は形式的なマナーにすぎないため、内容にこだわりすぎる必要はありません。正しいフォーマットや項目を揃え、無難にまとめることが求められます。

送付状がなくても合否に直結するケースは少ない

履歴書に送付状がなくても合否に直結するケースは少ないでしょう。書類選考で重視しているのは履歴書や職務経歴書の中身です。

送付状はあくまでも同封書類の一覧や、アピール内容の補足を確認するためのものです。そのため、送付状を添付し忘れてしまっても慌てる必要はありません。

ただし、送付状がないよりある方が採用担当者の心情が良くなることは事実です。面倒だからといって省略せず、履歴書と送付状は常にワンセットであるという意識を習慣づけた方が良いでしょう。

履歴書を送る際の封筒マナーは、別記事でも紹介しています。不安な方はあわせてチェックしてみましょう。

履歴書の送付状が必要なケース・不要なケース

送付状が必要なケース

送付状が必要なのは、「郵送時」です。履歴書を郵送で送る場合は送付状を同封するようにしましょう。

郵送で履歴書を送る場合、採用担当者と面と向かっての挨拶ができません。送付状は対面で挨拶できない応募者に代わって、挨拶を伝えることができる書類です。

送付状を添付せずに送っても問題はないものの、事務的で淡々とした印象を与えることもあります。こうした印象を避けるために、送付状を添え、丁寧な印象を持たせます。

送付状が不要なケース

履歴書を手渡しする場合やWebやメールで提出する場合は、送付状は不要です。他にも応募先が「不要」と明示している場合も送付状を同封する必要はありません。

履歴書を手渡しする場合、送付状に書く内容は口頭で伝えられるため、書類として用意する必要がないとされています。

また、Webやメールの場合も同様に本文に添付する書類を示すことができるので、送付状を添える必要はありません。採用担当者が余計なファイルを開く手間も発生してしまうため、相手の閲覧のしやすさを優先し同封は避けるべきです。

【無料テンプレート】履歴書の送付状の例文

送付状を作成する際はテンプレートを参考にするのも効果的です。「ビジネステンプレート」では利用シーンを選ばない送付状を無料でダウンロードできるので、ぜひ参考にしてみてください。

汎用的に使える送付状の例文

送付年月日や宛名・差出人を書く位置は、書類上部と決まっています。レイアウトを誤ると読みづらくなったり、形式が整っていない印象を与えてしまいます。そのため、書式に沿って配置し、見やすさを意識して作成しましょう。

また、挨拶文の「頭語や時候の挨拶」はさまざまなパターンがあり、時期によっても使い方が異なります。挨拶文はテンプレートをコピペするのではなく、送付時期に相応しいものを使用しましょう。

最後に誤字脱字のチェックや全体のバランスを見直すのも大切なポイントです。丁寧で読みやすい内容に仕上げることで、社会人としての基本的なマナーが備わっていることや配慮できる人柄であることが伝わります。

転職活動で使える送付状の例文

転職活動で使用する送付状は、自身の経歴を簡潔に記載することがポイントです。実務経験や保有資格は1～2文程度でまとめ、即戦力となれることをアピールしましょう。

また、応募企業に合わせて内容を調整し、求められるスキルや経験に触れることも重要です。

未経験の場合は、「これまでの営業で培ったコミュニケーション力を活かし、早期に戦力となれるよう努めてまいります」といったように、活かせる要素を前向きに伝えると良いでしょう。

新卒向けの送付状の例文

送付状の基本的な形式は、転職活動でも新卒の就職活動でも大きく変わりません。ただし、書く内容の軸が異なります。

転職の場合は過去の実務経験や実績を簡潔にまとめ「即戦力であること」を重視するのに対し、就活の場合は「ポテンシャル」「意欲」をアピールすることになります。実務経験がない分、学業やゼミ、サークルやアルバイトなどで得た経験が活きてくるでしょう。

また、これまでの経験に頼りすぎないのも大切なポイントです。応募企業が求める人物像をよく理解し、合致していることを伝えることで良い印象に繋がります。

履歴書の送付状の正しい書き方

日付・宛名・差出人の書き方

日付は書類の一番右上に記載するのが一般的なマナーです。日付は送付状を作成した日ではなく、郵便ポストに投函する日を記載しましょう。

宛名は日付から1行空けた左側に、さらに1行空けた後の右側に差出人の情報を記入します。宛名は応募先企業の会社名の他、部署名や採用担当者の氏名をわかっている分まで記入します。

会社名は必ず正式名称を使用し、「（株）」と省略するのは避けましょう。会社や部署宛てにする場合は「御中」、採用担当者宛てにする場合は「様」を最後に付けるのがマナーです。

差出人は応募者自身の住所や電話番号、メールアドレス、氏名などを記載します。企業から連絡が来ることを想定し、電話番号やメールアドレスは日中連絡が付きやすいものを記入しましょう。

件名と本文の書き方

件名は「応募書類の送付につきまして」「応募書類送付の件」など、分かりやすいタイトルを記入します。本文より少し大きめのフォントを使用すると、担当者が書類を手にした際に何の書類なのか一目で分かるようになります。

本文は頭語・時候の挨拶、応募先企業のご発展を喜ぶ表現から書き出します。続けて改行して、応募書類の内容についてまとめていきましょう。

その後、自己PRや志望動機の補足を行います。本文では3～4行程度で短くまとめるのが無難です。文章が長くなりすぎると、送付状の趣旨を理解していないように受け取られかねません。詳細な自己PRや志望動機は、あくまでも履歴書に明記します。

最後は「面接を受けたい」という内容で締めくくりましょう。頭語に「拝啓」と使用した場合の結語は「敬具」となり、右寄せで記載します。

同封書類の名前や部数の書き方

結語の次には同封書類を一覧で明記しましょう。1行空けてから中央に「記」と記載します。「記」とは、項目を箇条書きで整理する際に用いられるビジネスマナーです。

「記」の次の行から、「履歴書 1部」「職務経歴書1部（2枚）」のように部数または枚数を記入します。この時、箇条書きの中に送付状を含める必要はありません。書類名だけでなく部数や枚数まで明記することで、採用担当者が同封物の内容と数量を一目で確認でき、書類の不足を防ぐことができます。

これらの記載が終わったら、右下に「以上」と記して締めくくりましょう。これにより、記載内容が完結していることを明確に示すことができます。

履歴書の送付状を作る時のマナー

パソコン作成が基本

送付状は正式なビジネス文書となるため、基本的にはパソコンで作成するのがおすすめです。

手書きでも問題ありませんが、同封書類を伝えるための文書なので、記載内容をきれいに整理することが大切です。パソコンであれば誰でも整ったフォーマットで簡単に作成できるので、時短にもなり効率的です。

なお、ビジネス文書はWordでの作成が主流です。フォントは明朝体やゴシック体などの一般的な書体を使用し、奇抜な色や書体を使うのは避けましょう。送付状は、目立つことよりも一般的なマナーを理解しているかが大切です。

文体は「です・ます」で統一する

送付状は、応募の意思とともに丁寧な挨拶を伝えるためのビジネス文書です。文体は必ず「です・ます調」で統一しましょう。

カジュアルすぎる表現や話し言葉などは好ましくありません。履歴書の中身や経歴がどれだけ優れていても、相手への礼儀を欠いてしまっては台無しです。

また、「～です。～です。～です。」のように、同じ文体が3回以上連続すると、単調で読みづらい文章になってしまいます。同じような言い回しを連続させるのは2回までに留めておくなど、表現を工夫しましょう。

用紙サイズは他の応募書類と合わせる

送付状の用紙サイズは他の応募書類と合わせるのがマナーです。履歴書や職務経歴書がA4であれば送付状もA4で統一させましょう。

A3やB4サイズの応募書類を二つ折りにして送る場合は、折った後のサイズを基準として合わせます。例えば、A3サイズの書類は二つ折りにすることでA4サイズになるため、送付状もA4用紙に印刷すれば問題ありません。

用紙サイズを合わせると整理された印象が際立ち、見栄えが良くなります。また、採用担当者側もファイリングや保管がしやすくなるなどのメリットがあります。

送付状は1枚にまとめる

履歴書に同封する送付状は1枚にまとめましょう。送付状の目的は「誰が、どの書類を、何枚送ったか」を一目で伝えるものであり、自己PRや志望動機を長々と記す必要はありません。

要領を得ない長文は「送付状の意味を理解していない」「配慮に欠ける」「何が言いたいのか伝わらない」といったマイナス評価に繋がるリスクがあります。

パソコンで送付状を作成した場合、印刷前に印刷プレビューで確認するのがおすすめです。印刷プレビューを確認した時点で1枚に収まっていなければ、記載内容を見直しましょう。

履歴書の送付状で印象を良くするポイント

志望動機の補足を書くと効果的

送付状は挨拶文が中心のビジネス文書ですが、志望動機の補足を加えることで採用担当者の印象を良くすることができます。

例えば、「貴社製品の技術力の高さに魅力を感じ、応募いたしました」のように一文程度に留め、送付状に書き留めるがポイントです。

応募書類の主役はあくまでも履歴書や職務経歴書です。本当にアピールしたい内容は履歴書や職務経歴書に記載し、送付状で過度な自己アピールをするのは避けましょう。

書類を読んでもらう前に伝えておきたいことの補足として活用するのが、バランスの良い書き方といえます。

時候の挨拶を添えると丁寧な印象になる

「拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」のような「時候の挨拶」を添えるとより丁寧な印象になります。また、1月なら「新春の候」、2月なら「立春の候」のような、季節ごとの「時候の句」を付けるのもおすすめです。

ただし、時候の挨拶は省略してもマナー違反にはあたりません。IT企業やベンチャー企業など、形式的なマナーを重んじない企業の場合では、簡潔な挨拶の方が好印象なこともあります。応募先企業の社風に合わせて判断するのが大切です。

長文にせず簡潔にまとめる

送付状の基本は「簡潔にまとめること」です。採用担当者は多くの書類を短時間で確認しているため、簡潔で要点がまとまっている文章の方が好印象です。履歴書とは異なり、文字数が少なすぎることが原因で低評価に繋がることはまずありません。

文章を長くしてしまうと、本題であるはずの履歴書や職務経歴書の存在が霞んでしまいます。送付状はあくまでも挨拶や補足を行う程度に留めましょう。

読む側である採用担当者の立場を意識して端的に仕上げることで、応募者の礼儀や配慮する気持ちが伝わりやすくなります。

履歴書の送付状に関するよくある質問

送付状は手書きでもいい？

送付状は手書きで作成しても問題ありません。ただし、作成の手間や見栄えの統一感を考えるとパソコン作成が無難でしょう。

手書きの場合は丁寧さが伝わる分、誤字や修正があると非常に目立ちます。一方、パソコン作成なら文字の大きさやレイアウトを整えやすく、誤字や修正にもすぐに対応可能です。複数の企業に応募する場合は、差出人の部分はそのまま使い回せるなどのメリットがあります。

また、送付状をパソコンで作成することで、基本的なパソコンスキルが備わっていることもアピールできるでしょう。

テンプレートや定型文を使うと手抜きだと思われる？

履歴書の送付状はテンプレートや定型文を使った所で、手抜きと思われることはありません。

むしろ、テンプレートや定型文を使うことで誤字脱字や書き漏れを防ぎやすくなります。また、挨拶文や本文などビジネスマナーに沿ったレイアウトが作成できるため、書き方で迷うこともありません。

ただし、テンプレートや定型文をそのままコピペするのは避けましょう。宛名を変えることはもちろん、挨拶文や本文など必要な部分は修正・加筆してオリジナリティを出すことが大切です。

送付状に自己PRを書いてもいい？

送付状は同封書類を伝えるためのビジネス文書です。そのため、送付状内に自己PRを書いてしまうと本来の目的から外れてしまうので、基本は避けます。

内容の補足であれば問題ありませんが、履歴書や職務経歴書に盛り込めなかった実績を書く程度にとどめるようにしましょう。

また、自己PRを簡潔にまとめることは難しく、どうしても長文になりやすいです。採用担当者の手間を増やさないためにも、自己PRは履歴書や職務経歴書の中で伝えましょう。

履歴書向けの自己PRは、こちらの記事で例文を確認できます。履歴書と被らない自己PRを作成するために役立つ内容となっています。

送付状を送り忘れた場合はどうする？

送付状の添付を忘れた場合に、追加で送ったり、連絡したりする必要はありません。送付状はあくまで挨拶や補足を記すためのビジネス文書であり、添付を忘れたところでマイナス評価に繋がることはないでしょう。

採用担当者の手元に履歴書や職務経歴書が先に届いているにも関わらず、後から送付状だけを送っても余計な手間を増やしてしまいます。

仮に送付状がなくても、履歴書や職務経歴書が完璧に仕上がっていれば十分です。送付状の添付忘れを気に病むより、面接など次のステップに集中することが大切です。

他の企業に送った送付状を使い回してもいい？

他の企業に送った送付状を使い回しても問題はありません。名前や住所などの差出人情報に関しては頻繁に変わることは考えにくいため、そのまま使い回した方が効率的といえるでしょう。

ただし、日付や宛名・本文中の企業名などは必ず変える必要があります。仮に別の会社に送っていた情報が残っていた場合、相手の心証を損ねてしまう恐れがあります。

自分でチェックリストを作り、リストに沿って修正や加筆を行うと、ミスを防ぎつつ応募先ごとに適切な送付状を作成できるでしょう。

履歴書には送付状を添付しよう

履歴書には送付状を添付するのが基本的なマナーです。誰からの書類なのか、誰宛てなのか、どのような書類が添付されているのか一目で分かるため、採用担当者の印象を良くすることができます。

送付状は手書きでも問題ありませんが、パソコンスキルをアピールしたり、見方を整えたりする意味ではパソコンで作る方が効果的です。

志望動機の補足を加えることでオリジナリティが増し、応募への意欲を伝えることができます。また、文体は「です・ます調」で統一させ、サイズを揃えるなどの気配りを忘れないことも大切です。

履歴書や職務経歴書は「らくらく履歴書」で作成し、送付状は「ビジネステンプレート」を活用することで書類作成にかかる時間や手間を削減できるでしょう。効率的に書類作成を進めましょう。