【見本付き】一般事務の職務経歴書の書き方｜キャリアアップを目指す

一般事務として転職する際に気になるのは、「キャリアアップができる環境であるかどうか」ではないでしょうか。資格取得や行う業務の幅、マネジメントポジションの有無など、入社後に得られるスキルを見極めたうえで職務経歴書を書く人も多いでしょう。

一般事務の職務経歴書を書く際に重要なのが、「前職で得られた経験をどのようにアピールするか」です。担当業務、役割、実績・成果を明確にするだけでなく、数字や固有名詞を積極的に使い、採用担当者がイメージしやすい表現を心がけましょう。

【見本付き】一般事務の職務経歴書の書き方を項目ごとに解説

経歴要約・職務要約は表形式がおすすめ

自分のこれまでの経歴を表形式で端的に伝えます。この項目で大体の経歴を理解してもらい、より詳細な経験を伝える職務経歴に繋げましょう。

具体的には、勤務経験のある企業での勤務期間・所属部門を記載します。途中で部署異動をしている場合は、表の枠を分けて同様に期間と部署名を記載します。

また、職務経歴書全体に言えることですが、年月日や成績などの事実は正確に記載するようにします。うっかり間違えてしまうと不信感を与える可能性があるため、十分に注意して下さい。

職務経歴では詳細な業務内容まで記載する

職務経歴の欄では、実際に行っていた業務についてできるだけ詳しく記載することが大切です。5W1Hを意識し、「どこで」「誰に対して」「どんなことをしてきたのか」が分かるように、在職期間・会社名・部署名・規模・業務内容については必ず記載します。部署に所属していた同僚の人数などについても正確に記載してください。

また、業務内容を記載する際には、業務内容と成果に分けると、情報が整理されてわかりやすいでしょう。実績は数字などを用いて伝え、できるだけ客観的にすることを心がけます。

活かせる経験・スキルは実際の業務内容に結びつけて記載する

実績・成果を上げるために工夫をした経験やその経験を通して得たスキルを、入社後の業務内容に結びつけることで、採用担当者も入社後のイメージがつきやすくなります。

また、事務職はPCスキルなど実際の業務に直結するスキルを持っていることも重要なアピール材料になります。主には、MicosoftのWord、Excel、Power Pointのスキルが求められることが多く、これら3つのスキルは具体的にできることを詳しく記載します。具体的には、「ビジネス書面の作成」「関数を利用した管理表作成」「一般的なプレゼン資料の作成」などと記載すると分かりやすいでしょう。

また、業務に役立つであろう保有資格がある場合は、この欄に記載します。業務と全く関連の無い資格を記載すると業務内容に対する理解が浅い印象を与えるため、注意しましょう。

自己PRでは求められる要素とのつながりを意識する

文章、または箇条書きで記載する自己PRでは、上記の「活かせる経験・スキル」よりも抽象的な内容を記載し、どこの企業でも重要な社会人としてのスキルをアピールします。この際、応募を決める際に調べた「求める人物像」も意識し、少しでも繋がりのある強みを選ぶようにします。

強みの例としては柔軟な対応力や円滑な調整力などの表現が好まれます。自己分析を徹底的に行い、できれば前職の経験の中からそのスキルを裏付ける経験を根拠として記載すると説得力が上がります。

一般事務の職務経歴書を書く前にやること

➀志望企業の事務職の業務内容を調べる

まずは、志望企業がどのような業務を行っているのか、また、応募する職種（一般事務職）の業務内容も明確にしておきましょう。一般事務は主な業務内容として上記のような業務を行うことが多いですが、実際に行う業務の詳細は企業ごとに異なります。

企業のホームページなどを活用して細かく調べ、入社後にどのように成長したいか、どのようなスキルを身に付けたいかを具体的に伝え、志望企業とのマッチ度をアピールできる状態にしておきましょう。

➁企業の求める人物像を反映させる

業務内容とともに、「企業の求める人物像」や「必要なスキル・経験」も確認しておきます。企業のホームページで公開されていることが多く、これらが軸となって採用活動が行われることを示しています。職務経歴書に記載する際は、この人物像を意識した内容を心がけましょう。

また、前職での経験・成果をアピールする方法は様々あり、方向性を決めるのにも役立ちます。「企業の求める人物像」に合致するようにアピールすることを意識し、企業ごとに使うエピソードやアピール方法を変えるようにしましょう。

➂前職での経験から活かせる事務スキルを書き出す

今までの経験でどのようなスキルを得たのか、何ができるのかをできるだけ具体的にします。事務スキルは幅広く、日常の業務の中で当たり前に行っていたことも記載できる可能性があります。一日のスケジュールや昔行った業務まで振り返り、記載漏れが無いようにしましょう。

また、志望企業の事務職の業務内容を踏まえ、どのようなスキルを使って活躍できるのかをイメージしやすく記載するのも重要です。実際に行っていた業務内容を基に、自分のスキルや強みを一言で説明できるようにしておきましょう。

近年は、転職の際にもOB訪問などで社員に話を聞くことができる場合も増えてきています。これらの機会を活用し、業務への理解を深めるようにしましょう。

一般事務の職務経歴書を書くときのポイント

なぜその企業でなければならないかを明確に伝える

志望度の高さを伝えるためには、「なぜその企業でなければならないのか」を伝えることが重要です。事務職は、企業ごとに業務内容の違いが少ないことも多く、動機の部分で差別化する必要があります。

例えば、応募企業の経営理念・特徴への共感を自己PRに盛り込んだり、福利厚生面（資格取得支援など）やキャリアアップのための制度に言及すると、成長意欲とともに企業分析の深さをアピールすることができます。

入社後のキャリアパスを明確にする

企業によってキャリアパスがかなり異なる事務職の場合、自分のやりたい業務と、実際にどのようにスキルアップしていきたいのかを明確にしておくことが重要です。

スキルアップとしては、幅広い事務業務を経験してスペシャリストとなる方法と、特定の業務に特化したマネジメント職として人の上に立つ方法の主に2つが考えられます。今の自分の気持ちとしてはどちらの方が近いかだけでも伝えるようにしましょう。

数字や固有名詞を用いて実績・スキルを具体的に提示する

実績・スキルをアピールする際には、できるだけ客観的に数字・固有名詞を用います。

しかし事務職の場合、数値での実績アピールが難しい場合があります。1日の書類作成数、採用計画の達成率、経費削減率など些細なことでも数字で表せるため、今までに自分が携わった業務を細かく思い返してみましょう。

どうしても難しい場合は、仕事を通して行った自分なりの工夫について記載します。例えば、「Excelで関数を組むことで業務の手順を簡略化した」「業務改善のためのマニュアルを作成した」など、数字ではなくても目に見える実績が残っていることがコツです。

入社後も主体的に行動する姿勢をアピールする

基本的には与えられた仕事を効率よくこなしていくのが事務職の業務ですが、それだけではなく、自分から臨機応変に動いて対応することが求められる場面もあります。例えば、日々の業務の中で気になった点を改善するために動いたり、周りを観察して他部署がサポートを必要としている点を見つけて声をかけたりするのも主体性です。

前職でこのような経験を持っている人は、自己PRや面接などで積極的にアピールするように心がけましょう。

一般事務で強みを効果的にアピールする自己PR例文

主体性を持った課題解決力

営業担当者の生産性向上を目的に、報告業務の効率化に取り組んだ点が挙げられています。Excelを用いた作業の手間削減のためにマニュアルを作成し、新入社員がスムーズに業務を行える環境を整備したことが強調されています。

また、事務作業全体の効率化を実現した結果、営業担当者の事務作業時間が削減され、1人当たりの保有案件数が増加した成果が示されています。このような具体的な改善策と結果を通じて、問題解決能力や業務効率化のスキルをアピールしており、実践的な課題解決能力を持つことを伝えています。

臨機応変な対応力と正確性

一般事務職に求められる「臨機応変な対応力」と「正確性」が効果的にアピールされています。

緊急時の対応力から「臨機応変さ」をアピールしています。また、「正確性」に関する部分では、データ入力や書類管理を慎重に行い、ミスを防ぐための工夫を説明しています。これにより、業務の品質を高めていることを示し、信頼される事務職としての立場を強調しています。

全体として、実際の業務でどのように自分の強みを発揮してきたかを具体的に述べており、採用担当者に対して「この人物なら業務を任せられる」と感じさせる内容になっています。

スケジュール管理能力

この例文では、「スケジュール管理能力」を強調し、複数の業務が並行して進行する環境でも確実にタスクを管理できる能力をアピールしています。

また、急な依頼があった場合でも柔軟に対応できることを強調し、過去の成果として納期内に業務を完了させた実績を示しています。全体として、タスク管理における責任感と柔軟性を両立させることで、業務の円滑な進行に貢献することが伝わります。

このように、採用担当者に対して信頼感と安心感を与えるとともに、自己管理能力やチームワークへの貢献を印象づけるものとなっています。

応募する企業を選ぶ時に見るべきポイント

一般事務は定義が曖昧であり、企業によって求められる能力や業務は様々です。そのため、ご自身が望む環境と志望企業の環境とが合致しているかを事前に確かめておくことが大切です。以下の見るべきポイントを参考に、応募企業とのマッチ度を確認してみましょう。

資格取得を応援してくれる環境なのか

キャリアアップのためにスキルを証明する手段の一つが資格取得です。企業側も、スキル・モチベーションアップのために資格取得支援を行っている場合も多く、これらを利用することで効率の良い資格取得に繋げることができます。

具体的には上記のような方法がとられ、企業によってどれを採用しているかは異なります。資格取得支援に関しての詳細は、募集要項に記載がある場合が多く、応募前に確認しておきましょう。

幅広い業務に携わることができるのか

今までとは違う業務に関わることで、仕事の中でスキルを身に付けることも大切です。社員研修制度を用いて他部署との合同プロジェクトに参加したり、社内副業制度も活用しましょう。

事務職も社内でチャレンジできる環境が整っているかどうかは、研修制度に表れることが多いため、応募前に確認して参考にしましょう。

また、比較的規模の小さいベンチャーなどの会社に転職するのも一つの手です。規模の小さい会社では、1人の社員が携わる業務の幅が広く、事務全般を担うことができます。逆に、社員数の多い大手企業では業務が細分化されていることが多く、ルーティン業務のみになることも考えられるため、注意しましょう。

マネジメントポジションに就くことができるのか

人を管理するマネージャーなどのポジションに就くことで、担当するプロジェクトの進捗・コスト管理、チームメンバーの育成、他部署との合同業務など、仕事の幅が大きく広がります。事務職としての専門スキルだけでなく、他の職種でも活用できるスキルを得ることができ、大きなアドバンテージとなります。

社内での評価制度などを調べておけば、成長への意識をアピールすることもできます。

事務職の職務経歴書を書く際のQ&A

アルバイト・パート・派遣社員の経験しかなくても書ける？

アルバイトやパートの経験は、転職のための職務経歴書には基本的に記載しません。ただし、応募先の企業で活かすことができそう、または勤続年数が長い場合は記載しても良いでしょう。

特に、パートやアルバイトという名目であっても、実態としては正社員と同じような働き方であれば積極的に記載します。その際は、「週実働〇時間、✕年間勤務」など、勤務状況が分かりやすいように記載しましょう。

職務経歴書は手書きでも大丈夫？

事務職の職務経歴書は、できればパソコンで作成しましょう。入社後の業務もパソコンで行うことが多く、手書きだとパソコンスキルに関してネガティブな印象を与えかねません。

ただし、ルール的には手書きとPC作成のどちらでも問題ありません。どうしてもパソコンで作成できない場合などは手書きで提出しましょう。その際は、書き損じたら新しい紙に書き直す、文字はできるだけ丁寧に書くなど、手書きならではのルールに注意して下さい。

実績が無ければ評価されない？

職務経歴書では、劇的な成果だけが評価されるわけではありません。特に事務職は、日常的なルーティン業務も多く、成果・実績を数字で表しにくいといわれます。しかし、業務の効率化や期限の順守など、小さな貢献の積み重ねも十分なアピール材料になるでしょう。

また、上記のように数字にこだわりすぎる必要はありません。工夫の内容や具体的な事例を詳しく伝えることが重要です。

自分が日常から行ってきた些細な工夫にも自信を持ち、キャリアの棚卸を丁寧に行いましょう。

転職回数が多いとマイナスな印象になる？

転職回数が多いからといって必ずしもマイナス評価になるわけではありません。事務職では「安定性」や「継続性」も重視されますが、職務経歴書で転職ごとの目的や成果を明確に伝えられれば、前向きに評価されることもあります。

たとえば、「業務効率化に関わった」「新たな業務を担当しスキルの幅を広げた」など、具体的な経験や実績を記載しましょう。また、転職理由には「キャリアアップ」や「専門スキルの習得」などポジティブな動機を示すと、印象が良くなります。

事務職でも変化を恐れずチャレンジしてきた姿勢は、マイナスではなくむしろ強みとして伝えることができます。

一般事務の職務経歴書作成は「らくらく履歴書」がおすすめ！

キャリアアップを目指して一般事務の転職をする際には、職務経歴書で具体的な経験を伝え、それを根拠に、「求める人物像」に合った自己PRを記載することが大切です。しかし、前職での経験の棚卸から、それに繋がる自己PRを考えるのは負担が大きく、効率的に作業を進めることが求められます。

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