履歴書印刷前の知識：基本情報からプリント手順、最終確認まで

履歴書を印刷する前に押さえるべきポイントを解説。基本情報の設定やプリント手順、最終確認の方法まで詳しく紹介。プリンターやコンビニサービスを活用して、適切な履歴書を作成しましょう。

この記事では、履歴書の印刷における基本情報確認から印刷の手順、最終確認までを網羅しています。スムーズな履歴書作成のための手順や、万が一印刷ミスがあった場合の対策についても詳しく解説していきます。

履歴書を印刷する前に知っておくべきこと

履歴書を印刷する際、基本情報の入力や適切な印刷設定が成功の鍵です。氏名や連絡先などの基本情報から印刷の際の設定まで、履歴書印刷に重要なチェックポイントを解説します。

履歴書の基本情報とは

履歴書に記載する基本情報は、氏名、生年月日、連絡先、住所などです。これらの情報は慎重に入力し、間違いや不備がないかを確認することが大切です。さらに、個人情報の取り扱いには十分な注意をしましょう。

履歴書の日付・氏名・年齢・印鑑

・ 日付は和暦か西暦のいずれかに統一し、送付日を記入する

・ 氏名は戸籍に登録されている文字を使用し、満年齢は送付時の年齢を記入する

・ 印鑑を押す場合は、まっすぐきれいに押印する

履歴書の送付日の日付は学歴・職歴欄とも統一し、西暦と和暦（昭和、平成、令和など）が混在しないように気をつけましょう。記入する日付は、履歴書を書いた日ではなく、郵送またはメール送信する日を指します。前もって履歴書を用意しておく場合も、日付欄だけは空白にしておいて、送付日が確定した後に記入しましょう。

履歴書の氏名は戸籍に登録されている文字（字体）で正確に記入します。普段は略字を使っていても、戸籍で旧字が使われている場合は、そのまま書きましょう。

履歴書の生年月日の記述は和暦か西暦のいずれかに統一し、「満○○歳」と表記されている場合は、送付時の満年齢を記入します。生まれた年を1歳とする数え年ではなく、現在の年齢を記入します。

履歴書に印鑑の欄がない場合は、押印は省略して問題ありません。押印が必要な場合は、認め印（三文判）を使い、スタンプ式のハンコは避けましょう。印鑑を押す際は、欠けや摩耗がないかを確認し、傾きや二重押しは避けましょう。

履歴書の証明写真

・ スーツを着用した写真を貼り付ける

・ 清潔感のある服装、髪型、メイクを心がけ、過度な派手さは避ける

・ 口角を上げ、目を通常より開かせて意志を表現する

3カ月以内に撮影した写真を、履歴書の指定欄に貼り付けます。サイズは縦36〜40㎜、横24〜30㎜。スナップ写真や携帯電話での自撮りはNGです。写真を撮る際は髪型を整え、スーツを着用しましょう。クールビズが導入されている時期でも、男性はスーツにネクタイが基本です。女性はジャケットを着用し、シャツやブラウスなどのインナーを白や淡色にすると、顔の色が良く写ります。自然な笑顔で、過度に歯を見せない表情が好印象です。履歴書の写真は、第一印象を左右する大切な要素ですので、写真館や専門店のプロカメラマンに撮影してもらうこともおすすめです。

履歴書の電話番号・住所・メールアドレス

・ 連絡が取りやすい電話番号を記入する

・ 住所は都道府県から番地やマンション名まで正確に記入し、市区町村までふりがなも加える

・ 会社や組織のメールアドレスは使用しない

履歴書などの公式文書では、住所は都道府県名から番地やアパート・マンション名などを省略せず正確に記入します。ふりがなは市区町村まで記入し、漢字が読みづらい場合は、アパート・マンション名にもふりがなをつけます。

固定電話がない場合、携帯電話のみの電話番号でも問題ありません。履歴書の記入欄が一つしかない場合は、最も連絡が取りやすい番号を記入します。携帯電話でも問題ありません。

通常使っているメールアドレスを記入するのが良いですが、在職中の場合、会社のメールアドレスは使わないでください。社名がドメインに含まれていると、転職中の印象を与えかねませんので、個人のメールアドレスを取得するか、フリーメールなどを利用しましょう。受信容量制限や企業からの返信を遮断する可能性もあるため、携帯電話のメールアドレスではなく、Webメールを使うことをお勧めします。

適切な印刷設定とは

履歴書はA3サイズやB4サイズでの見開き印刷が最適ですが、それが難しい場合は自宅でA4用紙を2枚使って印刷しても大きな問題にはなりません。ただし、履歴書が片面ずつに印刷されるため、名前や写真が記載された紙を上にして2枚を重ね、クリップなどでまとめるようにしましょう。ただし、ホチキスで留めないことが重要です。

採用担当者は履歴書をコピーしたり一覧で確認することがあるため、ホチキスの針を外す手間を省くために配慮しましょう。

見開きにしたいからといって、A4見開きやB4見開きサイズなどで縮小印刷するのは避けた方が良いです。文字が小さく読みづらくなりますし、他の応募者の履歴書が見開きA3なのに対して、見開きA4の場合は目立たないことはありません。見開きの場合はA3。B4、A4で印刷する場合は片面ずつ2枚に分けてください。

印刷前のチェックポイント

履歴書を印刷前にチェックする内容として、誤字・脱字の他、該当がない場合の記入方法や、年号の書き方等もあわせてご案内します。

・文章の綴りに誤りや抜けはないか…誤字・脱字がないか確認します。

・記入漏れがないかどうか…履歴書の項目すべてに記入があるか確認します。履歴書のか各欄は基本的にしっかり埋めることで応募の熱意を伝えることができますし、記入漏れかどうか判断しやすくするためにも、該当しない項目でも「なし」または「特になし」と記載するようにしましょう。

・年号の表記は統一されており、間違っていないか…西暦和暦に統一しましょう。年号を西暦、和暦どちらで記入するか明確な決まりはありません。

・正式な名称で記載されているか…誤字をしていないかはもちろん、略称をしていないかにも気を付けましょう。

その他、

・志望動機は応募企業に適したものになっているか

・履歴書に汚れや折れがないか

・証明写真は指定されたサイズに貼られているか

など印刷前に確認をしましょう。

履歴書の印刷方法

履歴書の印刷は、自宅のプリンターやコンビニの印刷サービスが一般的です。このガイドでは、それぞれの印刷方法や印刷サイズ設定などについて詳しく解説します。

プリンターでの印刷手順

自宅で履歴書をプリントする際に、用紙サイズは見開きA3サイズの専用紙を使用することがおすすめです。

この専用紙は事前にA4サイズに折りたたまれ、接着されているため、一般的な家庭用プリンターでも印刷が可能です。両面印刷後、接着部を剥がすだけで見開きA3サイズの履歴書が完成します。

提出まで時間に余裕がある場合は、文房具店や家電量販店、または通販で手に入れることができます。

ただし、一部のプリンターでは専用紙を使用した印刷ができない場合がありますので、事前に自宅のプリンターの仕様を確認してください。

A4サイズ2枚での印刷も可能

専用の見開きA3サイズの用紙が手に入らない場合は、A4サイズの用紙2枚に印刷しても問題ありません。ただし、読みづらくなるおそれがあるため、1枚に両面印刷するのは避けたほうが良いでしょう。

また、できれば通常の普通紙ではなく、0.2mmほどの厚みのある用紙を用意することをおすすめします。用紙が厚めだと見栄えが良くなります。事前にコンビニや文房具店で購入することができます。

コンビニのプリントサービスを活用する方法

履歴書のデータを事前にインターネットにアップロードする方法
ネット登録型の印刷サービスを利用する方法です。パソコンやスマートフォンから、専用のウェブサイトやアプリに事前にアップロードした履歴書のデータを、コンビニのコピー機から直接印刷できます。

様々なファイル形式に対応しているため、WordやExcelで作成した履歴書をそのまま印刷したい場合に便利です。

スマートフォンやUSBメモリ、SDカードに保存したデータをコンビニに直接持ち込む方法

スマートフォンやUSBメモリー、SDカードに保存した履歴書のPDFファイルを持って、直接コンビニで印刷する方法です。ただし、スマートフォンを接続する方法は、Wi-Fiやケーブルなど、コンビニによって異なります。

この方法では、Webサイトにデータをアップロードする必要がなく、ファイルの保管期間を気にせずに印刷できるのが便利です。さらに、ネットワークプリントのサービスよりも料金が安いです。

ただし、PDFファイル以外は印刷できません。WordやExcelファイルはそのままでは印刷できないので、事前にPDFに変換しておく必要があります。

それぞれの方法は、自宅で手軽に印刷できるプリンターと、クオリティや便利さに優れるコンビニのサービスがあります。用途や手軽さ、印刷のクオリティを考慮し、最適な方法を選択しましょう。

最終確認と修正

履歴書を印刷する前に確認するポイントをチェックすることは重要ですが、印刷後の最終確認も同様に重要です。印刷後にミスや誤りを見つけることは稀ではありますが、それでも万が一に備え、最終確認を怠らないよう心がけましょう。

印刷後の最終確認ポイント

履歴書を封筒に入れる前に最終確認をすることは重要です。

黒色のペンで記入されているか

サインペンなど太くて見にくいペンではないか

誤字や脱字がないか

文字が丁寧で読みやすい楷書で書かれているか

フリガナの記入漏れがないか

空欄がないようにすべての欄が埋まっているか

写真がずれていたり傾いていないか

写真の裏に氏名と撮影日が記入されているか

修正液や二重線、訂正印が使用されていないか

捺印された印鑑にかすれや欠け、にじみがないか

住所や学校名、会社名、資格名が省略されず正式に記入されているか

入学や卒業、入社、退社の年月に誤りがないか

面接用に履歴書のコピーを取ったか

記入日の日付が古くなっていないか（過去の履歴書を使用していないか）

志望動機や自己PRが応募先企業に適した内容になっているか

企業名や商品名に間違いがないか

履歴書は自己情報を伝える大切な書類です。修正液やテープを使うのは避け、新たに書き直すことをお勧めします。修正液やテープを使うとマナー違反と見なされ、真剣さが疑われたり、いい加減な印象を与える可能性があります。

印刷ミスに気づいたらどうするか

履歴書は、応募者の基本情報を表す重要な書類です。文書としての信頼性を守るために、印刷後にミスを見つけた場合、修正液や修正テープを使用せず、一からやり直すのが原則です。

万が一印刷ミスが発生した場合にもデータの保持も重要となってきます。また、やむを得ず履歴書の手直し、再印刷などをする場合の対処法も紹介します。慎重に対処し、求められる品質の履歴書を提出するための方法を選びます。

修正用のデータ保持: 履歴書のデータを保持し、再度修正する必要がある場合に備えます。修正用のデータやバックアップを取っておくことが重要です。

手修正: 面接当日や説明会で一から履歴書を書き直す時間がないという場合は「二重線と捺印」で訂正します。修正が簡単なものであれば、手で修正することも一つの方法です。

再印刷: 大幅なミスや修正が難しい場合は、履歴書を再度印刷し直すことも考えられます。再印刷する際は、前回のミスを修正したデータを使用し、慎重に行いましょう。

相談する: 必要に応じて、周囲の人や専門性を持つ方に相談することも重要です。アドバイスを受けて、最適な対処法を見つけることができます。

印刷ミスに対処する際には、焦らず慎重に対応することが重要です。適切な手段で修正を行い、最終的に求められる品質の履歴書を提出できるよう心がけましょう。

以上、履歴書の印刷方法について詳しく紹介いたしました。
履歴書は、応募者が企業に提出する最初の重要な書類と言えるでしょう。そのため、綿密なチェックと見直しを繰り返し、自信を持って提出できる完成度を目指すことが重要です。